Faktura elektroniczna czyli jaka?

Faktura elektroniczna czyli jaka?

Przyjęło się od wielu lat używanie nazwy „faktura elektroniczna”. Jednak w obliczu zmian jakie nas czekają nazwa ta wydaje się co najmniej nieprecyzyjna. Pojawiają się zatem pytania.

Czy zwykły plik PDF z fakturą to faktura elektroniczna?

Nie, zwykły plik PDF, podobnie jak pliki graficzne np. JPG, PNG czy TIFF to faktury w formie elektronicznej czyli takiej, które można przechowywać w komputerze. Nie nadają się jednak one do automatycznego przetwarzania, gdyż nie zawierają struktur danych. Możliwe jest jedynie ich skanowanie, przetwarzanie na tekst (OCR) i zautomatyzowane „zgadywanie” znaczenia zawartych w nich danych. Proces ten jednak nie jest doskonały i jego dokładność sięga około 90%. Wymaga zatem tak czy owak sprawdzania i uzupełniania informacji przez człowieka.

Co to jest „faktura elektroniczna klasy EDI”?

Brzmi trochę jak „lotniskowiec klasy Nimitz” 😉 I faktycznie jest to taka nieco lepsza faktura, którą można przetwarzać automatycznie w systemach wymiany informacji (EDI – elektroniczna wymiana danych) np. księgowości czy magazynie. Zawiera ona struktury danych, które jednoznacznie określają informacje zawarte na fakturze np. numer, daty, kwoty, NIP etc.

Co to jest faktura elektroniczna ustrukturyzowana?

Są to właściwie same dane zawarte na fakturze ułożone w określony sposób. Obraz (wygląd) faktury powstaje niejako na podstawie tych danych. To tak jakby z danych „wygenerować” plik PDF z obrazem faktury. Odwrotny proces niestety nie jest w stu procentach możliwy.

Niestety ani „klasy EDI” ani tym bardziej trudne do wymówienia słowo „ustrukturyzowana” nie mają dużych szans na przyjęcie w powszechnym obiegu. Może zatem używać określenia „faktura w pełni elektroniczna”? W pełni czyli nie tylko możliwa do zapamiętania na komputerze, ale także do automatycznego przetwarzania jako struktura danych. Z czasem mogą także przyjąć się określenia „faktura PDF” jako obraz faktury i „faktura elektroniczna” jako struktura danych.