Category Archives: Faktury

Faktura elektroniczna czyli jaka?

Faktura elektroniczna czyli jaka?

Przyjęło się od wielu lat używanie nazwy „faktura elektroniczna”. Jednak w obliczu zmian jakie nas czekają nazwa ta wydaje się co najmniej nieprecyzyjna. Pojawiają się zatem pytania.

Czy zwykły plik PDF z fakturą to faktura elektroniczna?

Nie, zwykły plik PDF, podobnie jak pliki graficzne np. JPG, PNG czy TIFF to faktury w formie elektronicznej czyli takiej, które można przechowywać w komputerze. Nie nadają się jednak one do automatycznego przetwarzania, gdyż nie zawierają struktur danych. Możliwe jest jedynie ich skanowanie, przetwarzanie na tekst (OCR) i zautomatyzowane „zgadywanie” znaczenia zawartych w nich danych. Proces ten jednak nie jest doskonały i jego dokładność sięga około 90%. Wymaga zatem tak czy owak sprawdzania i uzupełniania informacji przez człowieka.

Co to jest „faktura elektroniczna klasy EDI”?

Brzmi trochę jak „lotniskowiec klasy Nimitz” 😉 I faktycznie jest to taka nieco lepsza faktura, którą można przetwarzać automatycznie w systemach wymiany informacji (EDI – elektroniczna wymiana danych) np. księgowości czy magazynie. Zawiera ona struktury danych, które jednoznacznie określają informacje zawarte na fakturze np. numer, daty, kwoty, NIP etc.

Co to jest faktura elektroniczna ustrukturyzowana?

Są to właściwie same dane zawarte na fakturze ułożone w określony sposób. Obraz (wygląd) faktury powstaje niejako na podstawie tych danych. To tak jakby z danych „wygenerować” plik PDF z obrazem faktury. Odwrotny proces niestety nie jest w stu procentach możliwy.

Niestety ani „klasy EDI” ani tym bardziej trudne do wymówienia słowo „ustrukturyzowana” nie mają dużych szans na przyjęcie w powszechnym obiegu. Może zatem używać określenia „faktura w pełni elektroniczna”? W pełni czyli nie tylko możliwa do zapamiętania na komputerze, ale także do automatycznego przetwarzania jako struktura danych. Z czasem mogą także przyjąć się określenia „faktura PDF” jako obraz faktury i „faktura elektroniczna” jako struktura danych.

Wdrożenie standardu JPK-FA dla systemów dedykowanych

Wdrożenie standardu JPK-FA dla systemów dedykowanych

Z naszych rozmów z Klientami wynika, że spora część firm i to wcale nie tak małych posiada systemy dedykowane czyli napisane tylko dla nich. Od lipca 2018 roku do kontroli skarbowych wymagany będzie  plik JPK-FA (faktury) z pełną specyfikacją wszystkich pozycji na fakturach sprzedaży. Tych informacji nie ma niestety w księgowości – są tylko w systemie emitującym faktury. Samodzielne wdrożenie standardu JPK może był kłopotliwe a we współpracy z partnerem, który ma doświadczenie jest to o wiele łatwiejsze. Cóż dopiero jeśli wraz z wdrożeniem JPK-FA można od razu mieć przyjazne dla Klientów fakturowanie. Widzimy powoli rosnące zainteresowanie jednoczesnym wdrożeniem PrzyjaznejFaktury i JPK-FA. Zupełnie to nie dziwi, gdyż w przyjaznym fakturowaniu stosujemy właśnie standard JPK-FA dla pojedynczych faktur. Stąd już bardzo niedaleko do generowania plików JPK-FA dla wybranego okresu np. miesiąca, kwartału czy roku.