Cztery rodzaje przetwarzania faktur

Cztery rodzaje przetwarzania faktur

Rozwój nowoczesnych technologii pozwala na coraz lepsze i szybsze zarządzanie firmami pod każdym względem ich funkcjonowania. Jednak procesy przetwarzania faktur zmieniają się bardzo powoli. Pomimo wszechobecnej poczty elektronicznej i mobilnego internetu większość jest wystawiana w formie papierowej, a w procesie księgowania nadal dominuje ręczne przepisywanie danych z faktury do dialogów programu księgowego.
Większe biura rachunkowe oraz duże przedsiębiorstwa już od kilku lat przetwarzają cyfrowo zeskanowane dokumenty, np. faktury, zamówienia, WZ-tki. Metoda ta wymaga jednak skanowania wszystkich faktur, a następnie szczegółowego sprawdzania czy skanowanie i przetworzenie danych było poprawne. Wystarczy, że nasz dostawca wpisze datę w formie „30/09/16”, aby wiele systemów nie zinterpretowało tej informacji jako „30-ty września 2016 roku”. Korekty poprawności może dokonywać oczywiście ktoś po podstawowym przeszkoleniu, ale bardzo często zdarza się, że księgowi sami sprawdzają takie faktury, co dodatkowo wydłuża cały proces. Czy można lepiej, pewniej i szybciej? Oczywiście.

Poniższa tabela przedstawia porównanie sposobów przetwarzania danych w fakturach:

Ręczne

Skanowanie

PrzyjaznaFaktura

Pełna eFaktura

Pracochłonność

Wysoka

W celu przyspieszenia procesu księgowania można korzystać ze słowników zdarzeń, kontrahentów czy schematów księgowania.

Średnia

Konieczne jest dodatkowe ręczne sprawdzenie poprawności przetwarzania.

Mała

Dane faktury są bezpośrednio dostępne w odpowiednich polach dialogu księgowania.

Mała

Pod warunkiem poprawnego przeniesienia danych z wnętrza pliku np. PDF.

Automatyzacja

Mała

Tylko pomocnicze słowniki i schematy księgowania.

Średnia

Tylko na etapie przetwarzania zeskanowanego dokumentu

Wysoka

100% danych jest dostarczanych bezpośrednio do odbiorcy.

Wysoka

100% danych jest dostarczanych bezpośrednio do odbiorcy.

Dokładność

Mała

Błędy mogą występować w zależności od dokładności osoby przepisującej fakturę.

Średnia

Wymaga korekty na etapie przetwarzania.

Wysoka

Bezbłędność.

Wysoka

Bezbłędność.

Elastyczność

Wysoka

Można łączyć z innymi metodami np. skanowaniem visite site.

Niska

Metoda sprawdza się tylko przy skanowaniu wszystkich faktur.

Wysoka

Można księgować PrzyjazneFaktury przy pomocy smartfona. Księgowanie faktur papierowych i elektronicznych jest w pełni zautomatyzowane.

Średnia

Można księgować eFaktury automatycznie a resztę faktur ręcznie.

Dostępność

Od zawsze

Od kilku lat na rynku

Od 2016 roku

Od kilku lat na rynku

Popularność

Najwyższa

To dominujący sposób

Rosnąca

Dotyczy tylko kilku procent faktur

Bardzo mała

Ale rosnąca ze względu na łatwość i szybkość księgowania

Bardzo mała

Wykorzystywana do wymiany danych w większych firmach

Powyższe zestawienie pokazuje, że usprawnienie procesu przetwarzania faktury jest jednak możliwe. Wymaga ono jednak uzupełnienia samego dokumentu faktury w „łącznik” pomiędzy jej wystawcą a odbiorcą, aby cały proces był bezpieczny i bezbłędny. W ten sposób działają kody dwuwymiarowe, czyli QR (ang. Quick Response). Są szybkie i pewne, a dane z faktury są automatycznie zapisywane w chmurze. Właśnie tak funkcjonuje PrzyjaznaFaktura, która idealnie łączy świat papierowy i elektroniczny, gwarantując ponadto poprawność i bezpieczeństwo przetwarzanych danych.